Системный подход к управлению: что это и как внедрить

Системный подход – это современный инструмент для повышения эффективности управления. Он позволяет оперативно находить новые, нестандартные варианты решения проблем, быстро и четко достигать поставленных целей, поднимать командный дух в коллективе, что особенно актуально для бизнеса. Именно поэтому в менеджменте все чаще речь заходит о системном подходе к управлению организацией.

Понятие и суть системного подхода

Данный инструмент определяется как метод организации процессов, где каждый элемент рассматривается не в качестве отдельного субъекта, а как участник совокупных и взаимосвязанных между собой компонентов.

Согласно определению системного подхода, достижение целей для предприятия обусловлено совокупностью многих факторов, которые влияют на его работу. При этом решения не могут основываться на результатах деятельности отдельных элементов, а принимаются с учетом комплексного анализа всех составляющих компонентов.

Теория системности в управлении появилась в прошлом веке, ее разработчиком стал американец Людвиг фон Берталанфи. Ученый сформулировал основные идеи и принципы, а затем предложил использовать их на практике.

В менеджменте этот подход нашел применение в разработке стратегии развития компаний, планирования бизнес-процессов, принятия управленческих решений и контроля выполнения задач, поставленных сотрудникам.

Принципы системного менеджмента

В числе основополагающих принципов системного подхода в управлении можно назвать:

• Целостность. Для системности важны общность и неразрывность всех составляющих частей, которые взаимосвязаны между собой и взаимозависимы друг от друга. Такое единство означает, что изменения в одном элементе обязательно повлекут за собой перемены, которые окажут влияние на остальные звенья организованной системы.
• Иерархия. Для системного подхода важно соблюдение подчиненности элементов низшего уровня высшему. Именно этот принцип является основополагающим в компаниях с централизованной структурой. Такая организация разделения системы на подсистемы не только повышает эффективность управления коллективом, но и повышает качество работы команды.
  
• Взаимодействие. Этот принцип вытекает из понятия целостности (неделимости) системы, а значит, подразумевает, что все ее звенья коммуницируют друг с другом, а результат их работы влияет на показатели эффективности всей компании. Понимание правила совокупности, взаимодействия и взаимозависимости всех элементов в одной цепи важно для эффективного функционирования компании.
  
• Самоорганизация. Здесь важно понимать, что система имеет способность самостоятельно организоваться и перестроиться. Для этого ей не нужно внешнее вмешательство. Достаточно быть гибкой и адаптивной в условиях меняющейся среды.
  
• Обратная связь. Ключевое правило эффективного функционирования системы. По сути это информация, которая позволяет оперативно адаптироваться и своевременно вносить корректировки, как во внутреннюю, так и внешнюю политику компании.
  

Перечисленные принципы позволяют не только глубже понять суть системного подхода в менеджменте, но и проводить их качественный анализ. Кроме того, они помогают видеть систему с точки зрения целостной структуры, а значит эффективно управлять ею и получать реальный результат.

Преимущества системного подхода

В числе преимущественных характеристик этого управленческого инструмента можно назвать:

• Целостное восприятие, без которого невозможно глубокое понимание структуры и всех ее компонентов в совокупности, взаимодействии и взаимозависимости. Для руководителя такое видение – это возможность принимать более эффективные и обоснованные решения.
• Учет взаимодействия. Ключевое преимущество, без которого невозможен четкий и качественный анализ деятельности системы. Понимание принципа совокупности и взаимообусловленности всех компонентов позволяет менеджеру не только проявлять гибкость в принятии управленческих решений, но также учитывать этот фактор при построении стратегии компании. Кроме того, подход к управлению с точки зрения взаимодействия и взаимозависимости элементов системы позволяет эффективно оптимизировать деятельность, а также оперативно выявлять и предотвращать возможные негативные последствия, вызванные изменениями в компании.
  
• Эффективность анализа. Системный подход позволяет разбить сложную структуру на простые компоненты, что дает возможность быстрее и глубже изучить всю систему целиком, понять каждый ее элемент, проанализировать и найти оптимальные способы и методы для повышения продуктивности компании.
  
• Возможность управлять изменениями. Системность в управлении – это прежде всего, способность предвидеть возможные последствия проводимых изменений и адаптироваться к условиям меняющейся среды.
  
• Саморегуляция. Учитывая, что любая система подчиняется принципу самоорганизации, она способна самостоятельно адаптироваться к любым изменениям и, как следствие, находить оптимальные и обоснованные варианты решений без внешнего вмешательства в свою деятельность. Способность к саморегуляции повышает адаптивность, устойчивость и эффективность компании в меняющихся условиях.
  

Ключевое преимущество системности в управлении заключается в том, что этот инструмент позволяет руководителю глубоко понимать и эффективно управлять системой, вне зависимости от того, насколько сложна ее структура.

Как применяется системный подход в менеджменте

В бизнесе системность рассматривается, как возможность управления совокупными компонентами одной структуры, соответственно, для ее полного и глубокого анализа необходим комплексный, системный подход.

В организациях и на предприятиях данный инструмент помогает:

Анализировать

Прежде всего, это возможность анализировать не только систему в целом, но и ее отдельные компоненты. Получение полноценной и глубокой аналитической информации позволяет увидеть точки взаимодействия подразделений внутри компании, выявить взаимосвязи между производственными и бизнес-процессами.

Подобная аналитика помогает изучить деятельность компании с позиции целостности системы и предложить оптимальные варианты для повышения ее эффективности.

Управлять изменениями

Если применять на практике системный метод с точки зрения принципа взаимодействия и взаимозависимости всех звеньев одной структуры, то менеджеру становится гораздо легче управлять компанией.

Во-первых, этот подход позволяет максимально оценить степень влияния изменений одного компонента системы на остальные элементы. Во-вторых, благодаря пониманию сущности системы, руководитель получает возможность предвидеть и своевременно предотвращать возможные проблемы в компании или в коллективе. Такие проблемные ситуации или конфликты зачастую возникают, как реакция на изменения, происходящие в организации. Здесь важно понимание принципа целостности и взаимозависимости системы, оно помогает минимизировать возникновение конфликтных ситуаций.

Управлять рисками

Без системного метода полноценное управление рисками в компании невозможно. Именно понимание системности в менеджменте помогает идентифицировать возможные угрозы для бизнеса, проанализировать причины и понять степень влияния на все структурные элементы организации.

Системный подход к управлению проектами просто незаменим для руководителя, так как позволяет не только стратегически предвидеть риски в реализации поставленных задач, но и принимать эффективные меры по их снижению или устранению.

Принимать решения

От того, насколько обоснованы управленческие решения, во многом зависит эффективность развития бизнеса. И здесь системный метод незаменим для менеджера, как инструмент, который помогает учитывать все факторы деятельности и функционирования компании с позиции целостности. Это значит, что грамотный руководитель станет рассматривать организацию с точки зрения совокупных элементов, учитывать их взаимосвязь и взаимозависимость.

Такой подход позволяет мыслить стратегически, а значит прогнозировать все возможные последствия собственных решений, предвидеть риски и, соответственно, выбирать оптимальные, наиболее оправданные варианты решений.

Управлять проектами

Проектное управление также сложно представить без системного подхода. Здесь данный метод позволяет рассматривать любой проект, как полноценную систему, соответственно, применять к нему те же принципы целостности, неразрывности, взаимодействия и взаимозависимости.

Целостное восприятие позволяет более эффективно осуществлять планирование, контроль и управление проектом, как единой системой.

Элементы системного подхода

Это объекты, из которых создается система, то есть ее структурообразующие компоненты. Несмотря на то, что каждая такая часть относительно автономна и выполняет строго определенные функции, не стоит забывать о принципе целостности и неразрывности системного подхода.

А это значит, что особенности, место и предназначение каждого элемента диктуется именно целью и задачами общей структуры. При этом важно понимать, что масштаб системы определяется не только количеством, но и разнообразием ее подсистем, вплоть до самых минимальных элементов.

Применимо к управлению, в числе основных компонентов данного метода в менеджменте можно назвать:

• Части системной структуры. Любая система состоит из многочисленных элементов. Это не только физические объекты, но также люди, производственные или технологические процессы, информация и т.д. Для эффективного управления этими составляющими единой целостной структуры необходимо понимать характеристики каждого элемента, уровень взаимодействия и степень влияния на общий результат.
• Взаимосвязи и взаимозависимости. Учитывая, что все системные компоненты – это не отдельные субъекты, а звенья одной цепи, то здесь необходимо помнить о принципе взаимодействия каждого элемента. Менеджеру такое понимание позволяет прогнозировать, планировать, адаптироваться, проявлять гибкость и эффективно управлять возможными изменениями системы в комплексе.
• Внутренняя структура и границы. Рассматривая систему, как целостный объект, необходимо понимать, что она ограничена, то есть находится в определенных пределах. В этих же пределах она выстроена в соответствии с установленной иерархией, согласно внутренней структуре.
• Входы и выходы. Деятельность ни одной системы невозможна без получения входных данных (ресурсов) и момента их выхода. Промежуточным звеном между входной и выходной точками является обработка и получение окончательного результата. Для эффективного управления бизнес-процессами с точки зрения комплексного, системного подхода важно определить все точки входа/выхода. Это поможет правильно выстраивать взаимодействие всех компонентов системы и достигать поставленных задач и целей.
• Обратная связь. Важный элемент любого эффективного менеджмента, так как позволяет получать отклик из внешних источников или от внутренних компонентов собственной системы. Без грамотно налаженной обратной связи у руководителя отсутствует возможность своевременно реагировать на происходящие изменения, а значит, он не сможет скорректировать работу так, чтобы скорректировать работу, адаптироваться к переменам и минимизировать возможные риски для своей компании. Именно обратная связь помогает менеджеру в принятии обоснованных управленческих решений, соответственно способствует более эффективному, комплексному управлению бизнесом.

Все перечисленные элементы системного подхода совокупны, а значит, взаимосвязаны друг с другом. Именно поэтому они образуют сложную организационную структуру. Восприятие структурообразующих компонентов с точки зрения неразрывности и целостности системы позволяет руководителю не только выстроить эффективное управление, но также успешно достичь поставленных целей и задач.

Системный подход: как внедрить его в организации

Данный процесс происходит поэтапно. Чтобы внедрение прошло быстро и успешно, необходимо:

1. Поставить цели, задачи для команды, определить приоритеты, разработать критерии оценки и показатели эффективности (KPI).
2. Выявить и проанализировать имеющиеся системные элементы в конкретной организации, определить все ключевые процессы, выписать ресурсы, точки входа и выхода данных.
3. Наладить коммуникацию (обратную связь) с внешними и внутренними источниками.
4. Разработать модуль для системы управления, начать его применять и контролировать результат.
5. Быть готовым оперативно вносить коррективы с учетом информации от обратной связи.

Важно, чтобы сотрудники также были готовы к работе с использованием системного подхода, поэтому необходимо провести обучение, а также проработать вопрос мотивации команды к работе в новых условиях.

Применение системного метода позволяет минимизировать риск ошибок в управлении бизнесом, повысить эффективность менеджмента, а значит, положительно повлиять на результат деятельности компании в целом. Вместе с тем, для успешного внедрения этого управленческого инструмента в компании потребуется приложить определенные усилия, провести глубокий анализ, обучить и мотивировать команду.

Примеры применения системного метода

Производственная компания

Внедрение системного метода на промышленном производстве позволяет оптимизировать все процессы, соответственно повысить производительность компании. В качестве элементов и структурообразующих частей здесь можно рассматривать такие подсистемы, как: технологические линии, складские помещения, логистику и т.д. Здесь от руководителя зависит, насколько глубоко он сможет проанализировать и понять совокупную взаимосвязь и взаимозависимость основных компонентов этой системы, чтобы оптимизировать бизнес-процессы на своем предприятии. Как результат системного подхода управления предприятием – рост производственных мощностей, повышение качества продукции, снижение финансовых издержек, увеличение прибыли.

Здравоохранение

В этой сфере системный метод можно использовать как эффективный инструмент для повышения качества медицинского обслуживания населения и оказания им лечебно-профилактических услуг. Если рассматривать отрасль, как единую целостную систему, то здесь можно выделить достаточно большое количество структурообразующих звеньев.

Это лечебные учреждения: государственные больницы, поликлиники, диспансеры, родильные дома, частные лечебно-диагностические центры, станции скорой помощи, лаборатории, аптеки и др. Не стоит забывать, что система здравоохранения делится на две большие подсистемы – это взрослая медицина и педиатрия, поэтому стоит учитывать и детские медицинские организации. Не менее важен кадровый вопрос, так как эффективность диагностики и лечения невозможна без квалифицированных специалистов высшего и среднего звена. Соответственно, в число системных элементов это отрасли входят также учреждения профессионального образования - медицинские колледжи и университеты.

Внедрение системного подхода в этой сфере позволяет решить целый комплекс задач:

• повышение эффективности функционирования учреждений;
• доступность услуг для населения;
• обеспечение лекарственными препаратами;
•  своевременная и качественная диагностика;
• профилактика.

Все это позволяет в целом влиять на качество жизни населения, а значит, повышать продолжительность жизни и стимулировать рождаемость.

Транспорт

В этой сфере для эффективности управления транспортными потоками важно выявить все элементы системы. Это не только автомобильный транспорт, но также железнодорожный, воздушный, морской, речной. Сюда также относится транспортная инфраструктура, в том числе железные и автодороги.

Эффективный менеджмент с применением системного подхода позволяет повысить решить такие задачи, как оптимизация потоков, безопасность участников движения, эффективность грузоперевозок, снижение пробок на дорогах, минимизация аварийности и др.

Если говорить в целом о системном подходе в менеджменте, то необходимо отметить, что данный метод является незаменимым инструментом для руководителя, который стремится разбираться, понимать и эффективно управлять любой организационной системой вне зависимости от сложности ее структуры. Внедрение и применение комплексного, системного подхода существенно помогает в принятии обоснованных управленческих решений, что в значительной мере влияет на продуктивность и производительность компании в целом.